Die Modellrechnung
Damit die Wege vergleichbar sind, rechnen wir alle vier Varianten mit demselben Szenario: ein Award mit 100 Einreichungen, 3 Kategorien, 10 Juror:innen und kostenpflichtiger Einreichung, interner Stundensatz € 50. Die Stundenschätzungen sind bewusst konservativ und stammen aus Gesprächen mit Veranstaltern — Ihre Zahlen können abweichen.
📧 Variante 1: E-Mail & Excel
- Einreichungen kommen als E-Mail-Anhang — unvollständig, in mehreren Versionen, kurz vor Deadline
- Team überträgt alles händisch in Listen, jagt fehlende Unterlagen nach
- Bewertungsmappen werden pro Juror:in zusammengestellt und versendet (Dropbox, PDF, Excel)
- Jury-Ergebnisse kommen zurück und werden händisch zusammengeführt
- Rechnungen einzeln geschrieben, Zahlungen einzeln abgehakt
- Hohe Fehleranfälligkeit, DSGVO kaum sauber abbildbar (personenbezogene Daten in Postfächern und Cloud-Ordnern)
📋 Variante 2: Online-Formular + Excel
- Einreichung über ein generisches Formular-Tool (Forms, Typeform & Co.)
- Uploads landen verstreut in Cloud-Ordnern, Daten in Tabellen
- Jury-Prozess bleibt komplett händisch: Mappen bauen, versenden, zusammenführen
- Keine Preisphasen, keine Zahlungsabwicklung, keine Rechnungen
- Mittlere Fehleranfälligkeit; DSGVO abhängig vom Tool-Mix
🛠 Variante 3: Eigenentwicklung
- Briefing, Agenturauswahl, Entwicklung, Testen, Änderungsschleifen
- Laufende Wartung, Hosting und Weiterentwicklung auf eigene Rechnung
- Jury-Runden, Preisphasen und Rechnungslegung sind aufwendige Sonderlocken
- Hohes Projektrisiko; DSGVO und Sicherheit liegen komplett bei Ihnen
🏆 Variante 4: Award-Software (Laureo)
- Einreicher:innen laden alles selbst hoch — vollständig, weil das Formular es erzwingt
- Jury bewertet direkt in der Plattform, Ranking entsteht automatisch
- Preisphasen, Stripe-Zahlung und USt-konforme PDF-Rechnungen laufen ohne Zutun
- Exporte für Buchhaltung und Ergebnislisten auf Knopfdruck
- DSGVO-konform, EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive
Was in keiner Excel-Rechnung steht
1. Abbruchquote bei der Einreichung
Jede Hürde im Einreichprozess kostet Einreichungen — und damit Einnahmen und Relevanz. Ein Word-Formular als E-Mail-Anhang ist die höchste Hürde, die Sie bauen können. Ein geführter Online-Prozess mit Zwischenspeichern senkt die Abbruchquote deutlich; bei kostenpflichtigen Awards zahlt sich das direkt in der Verrechnung aus.
2. Die Jury ist Ihr Aushängeschild
Juror:innen sind meist prominente, vielbeschäftigte Menschen, die ehrenamtlich bewerten. Wer ihnen ZIP-Ordner und Excel-Masken schickt, riskiert Absagen für die nächste Saison. Eine Bewertungsoberfläche, die in fünf Minuten erklärt ist, ist auch ein Stück Jury-Pflege.
3. DSGVO ist kein Nice-to-have
Einreichungen enthalten personenbezogene Daten, oft ganze Projektdossiers. In E-Mail-Postfächern, privaten Dropboxen und weitergeleiteten Mappen ist eine saubere Auskunft oder Löschung praktisch unmöglich. Eine Plattform mit klaren Rollen, EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag löst das strukturell.
4. Wissen bleibt im System, nicht im Kopf
Wenn die eine Kollegin, die „den Award macht", das Unternehmen verlässt, geht bei manuellen Prozessen das gesamte Ablaufwissen mit. In einer Plattform sind Kategorien, Fristen, Preislogik und Historie dokumentiert — die Saison ist wiederholbar.
Das Factsheet zum Mitnehmen
Der komplette Vergleich als PDF — für Ihre interne Entscheidungsvorlage. Kein Formular, kein Newsletter: einfach herunterladen.
Häufige Fragen zum Umstieg
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?
Zwischen zwei Saisonen. Kategorien und Preise sind in einem Nachmittag konfiguriert; die nächste Einreichphase startet dann bereits auf der Plattform. Ein Wechsel mitten in der laufenden Einreichphase ist nicht empfehlenswert.
Rechnet sich das auch für kleine Awards?
Die Modellrechnung oben nutzt 100 Einreichungen. Bei 40–50 Einreichungen schrumpft der manuelle Aufwand nicht linear — Jury-Mappen, Rechnungen und Nachfassen bleiben. Mit dem Starter-Paket (€ 1.790/Saison) liegt der Break-even erfahrungsgemäß bei etwa 30–40 kostenpflichtigen Einreichungen.
Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Kategorien, Nutzer:innen und historische Einreichdaten übernehmen wir im Onboarding per Import. Und umgekehrt gilt: Aus Laureo sind Ihre Daten jederzeit vollständig exportierbar — es gibt keinen Lock-in.
Rechnen wir Ihren Award durch?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen Laureo an einem echten Award — und rechnen Ihre Saison einmal ehrlich gegen den Status quo.
Demo buchenModellrechnung mit konservativen Schätzwerten (Stand Juli 2026); tatsächlicher Aufwand variiert je nach Award. Laureo ist ein Produkt der State of Innovation GmbH, Wien.