Einen Award ausschreiben: der 30-Tage-Plan bis zum Start

Die meisten Awards scheitern nicht an der Gala, sondern an einer Ausschreibung, die zu spät fertig wird. Kategorien werden dann in einer einzigen Sitzung beschlossen, die Kriterien nachgereicht, die Jury zwei Wochen vor Einreichschluss angefragt. Der folgende Plan dreht die Reihenfolge um: vier Wochen, jede mit genau einem Ergebnis, das die nächste Woche erst möglich macht. Kalkulieren Sie vier bis sechs Stunden pro Woche ein.

Woche 1: Warum wollen Sie einen Award ausschreiben?

Beantworten Sie zwei Fragen, bevor irgendetwas anderes passiert. Erstens: Was soll der Award für Ihre Organisation leisten — Sichtbarkeit für ein Thema, Bindung von Mitgliedern, redaktionelle Substanz für ein Fachmedium, einen Erlösbeitrag, oder mehreres davon? Zweitens: Wer genau soll einreichen? Schreiben Sie beides in je einem Satz auf und ergänzen Sie eine Zahl, an der Sie die erste Saison messen — eine realistische Zahl an Einreichungen.

Aus diesen zwei Sätzen folgen die Kategorien, nicht umgekehrt. Eine Kategorie ist nur dann sinnvoll, wenn Sie aus dem Stand fünf Organisationen nennen können, die dort plausibel einreichen würden. Rechnen Sie außerdem rückwärts: Eine Shortlist mit drei bis fünf Namen setzt deutlich mehr Einreichungen voraus, sonst ist sie keine Auswahl mehr, sondern eine Aufzählung. Vier gut besetzte Kategorien wirken souveräner als zehn halbleere. Sonderkategorien ziehen Sie im zweiten Jahr nach, wenn Sie wissen, wo die Nachfrage liegt.

Am Ende der Woche steht eine schriftlich freigegebene Kategorienliste. Wo diese vier Wochen im Jahreslauf liegen sollten, behandelt der Zeitplan für die gesamte Award-Saison.

Woche 2: Kriterien und Teilnahmebedingungen

Kriterien sind kein Textbaustein, sondern die Bauanleitung für Ihr Einreichformular. Legen Sie pro Kategorie vier bis sechs Kriterien fest, jedes mit einem Namen, einem definierenden Satz und der Angabe, welcher Nachweis dafür verlangt wird. Danach die Skala: 1 bis 5 oder 1 bis 10, mit oder ohne Gewichtung — wichtig ist vor allem, dass sie über alle Kategorien identisch bleibt.

Der Test: Kann die Jury jedes Kriterium allein aus dem beantworten, was das Formular abfragt? Wenn „Wirkung“ bewertet werden soll, muss das Formular nach Kennzahlen, Zeitraum und Ausgangslage fragen. Sonst bewertet die Jury am Ende Schreibstil. Wie aus einer Kriterienliste ein brauchbarer Bogen wird, zeigt der Artikel zum Jury-Bewertungsbogen.

Parallel entstehen die Teilnahmebedingungen. Hinein gehören: wer einreichen darf (Sitz, Größe, Mitgliedschaft), welcher Projektzeitraum zählt, Fristen, Gebühren samt Stornoregel, die Einreichsprache, Nutzungsrechte an Texten und Bildern für Ihre Kommunikation, Vertraulichkeit, der Umgang mit Befangenheit in der Jury und der Ausschluss des Rechtswegs. Dazu kommen die Datenschutzhinweise mit der Rechtsgrundlage je Datenfluss: Die Einreichung selbst läuft über die Vertragserfüllung, Newsletter und Fotoveröffentlichungen brauchen eine dokumentierte Einwilligung. Setzen Sie eine Plattform ein, sind Sie Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter — dafür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Der Artikel zur DSGVO bei Award-Einreichungen geht das im Detail durch.

Woche 3: Gebühren, Preisphasen und die Jury

Ist Ihr Award kostenpflichtig, entscheiden Sie jetzt über Höhe und Staffelung. Preisphasen steuern den zeitlichen Verlauf der Einreichungen, ohne dass Sie mahnen müssen.

Prüfen Sie zusätzlich einen reduzierten Mitgliedspreis und eine Regel für gemeinnützige Einreichende. Eines geht dagegen nicht: Preise nach dem Start erhöhen. Was Sie hier unsauber festlegen, begleitet Sie die ganze Saison.

In derselben Woche fragen Sie die Jury an — vor dem Start, nicht danach. Juror:innen sind Monate im Voraus verplant, und ihre Namen sind das stärkste Argument in der Bewerbung der Ausschreibung. Die Anfrage sollte drei Dinge nennen: den konkreten Aufwand (etwa „rund 20 Einreichungen zu je 10 Minuten, online, zwischen dem 3. und 20. März“), die Befangenheitsregel, und was die Person davon hat — Sichtbarkeit, Netzwerk, Einblick in die Branche. Fragen Sie mehr Personen an, als Sie brauchen, und halten Sie jede Zusage schriftlich fest.

Woche 4: Kanäle, Testlauf, Start

Jetzt entstehen die Texte. Sie brauchen eine Ausschreibungsseite, die alle Fragen beantwortet, ohne dass jemand anrufen muss: Wer darf einreichen, was kostet es, bis wann, wie läuft die Bewertung, wer entscheidet, was gewinnt man. Dazu einen kurzen FAQ-Block, eine E-Mail an Ihren Verteiler, einen Post für LinkedIn, einen fertigen Textbaustein für Partner und Sponsoren sowie eine Meldung für die Fachmedien Ihrer Branche.

Vor dem Start folgt der Testlauf. Drei Personen reichen probeweise ein, mindestens eine davon aus der Zielgruppe und ohne Vorwissen. Stoppen Sie die Zeit. Wenn eine Einreichung länger als eine halbe Stunde dauert, kürzen Sie Pflichtfelder, statt auf Disziplin zu hoffen. Starten Sie an einem Dienstagvormittag, nicht am Freitag, und legen Sie die Erinnerungen gleich mit an: 14 Tage, 7 Tage und 48 Stunden vor Schluss.

Die ersten zehn Tage nach dem Start

Sehen Sie sich die ersten Einreichungen einzeln an. Wenn ein Feld systematisch falsch ausgefüllt wird, liegt das am Feld und nicht an den Einreichenden — schärfen Sie die Formulierung nach, aber fügen Sie keine neuen Pflichtfelder mehr hinzu. Fassen Sie persönlich bei zehn bis zwanzig Wunschteilnehmern nach; eine gezielte E-Mail wirkt hier mehr als jede Anzeige. Und notieren Sie jede Absage samt Begründung: Diese Liste ist die Vorarbeit für die Ausschreibung des nächsten Jahres.

Was Sie technisch brauchen — und was nicht

Für die ersten drei Wochen brauchen Sie nichts außer einem Dokument und Terminen. Technisch wird es erst in Woche 4: Formular, Zahlung, Rechnungen, Erinnerungen, Jury-Zugänge. Ehrlich: Ein Award mit 25 Einreichungen und einer Jury-Runde lässt sich noch mit einem Formular-Tool und einer Tabelle abwickeln. Der Aufwand wächst nur leider nicht linear mit — Jury-Mappen, Rechnungen und Nachfassen bleiben auch bei kleinen Feldern mühsam.

Wenn Sie den Plan von oben in Software abbilden wollen: Genau diese Bausteine sind der Kern von Laureo — Kategorien und Kriterien, Preisphasen (Early, Regular, Late), Stripe-Zahlung mit 0 % Provision, PDF-Rechnungen mit eigenem Nummernkreis, Eligibility-Check, Entwurfsmodus für Einreichende und eine Jury-Zuteilung, die Befangenheiten berücksichtigt. Starter kostet € 1.790, Professional € 3.490 pro Saison (netto, 12 Monate); Self-Hosting auf eigener Infrastruktur beginnt im Sovereign-Paket bei € 7.900. Der Funktionsüberblick listet auf, was in welchem Paket enthalten ist.

Was dagegen spricht: Wer alle zwei Jahre einen Award mit 25 Einreichungen und einer Jury-Runde vergibt, rechnet eine Plattform schwer gegen ein Formular-Tool. Der Nutzen entsteht mit wiederkehrenden Saisonen, mehreren Kategorien und mehr als einer Jury-Runde. Die vier Wochen oben sparen Sie sich in keinem Fall — Software nimmt Ihnen die Abwicklung ab, nicht die Entscheidungen.

Die Preise in der Phasentabelle sind Illustration, keine Empfehlung. Stand Juli 2026. Laureo ist ein Produkt der State of Innovation GmbH, Wien (FN 680807 m), entstanden aus der Abwicklung des HR Award beim HR Inside Summit.

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