DSGVO-Checkliste für Award-Veranstalter

Punkte 1–5: Grundlagen und Zugriffe

1. Verantwortlichkeit klären. Der Veranstalter ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, der Software-Anbieter Auftragsverarbeiter. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
2. Rechtsgrundlagen je Datenfluss festlegen. Nicht jede Verarbeitung braucht eine Einwilligung: Die Einreichung selbst stützt sich auf den Vertrag, Marketing dagegen auf eine Einwilligung. Dokumentieren Sie, welcher Datenfluss auf welcher Grundlage steht.
3. Einwilligungen dokumentieren. Teilnahmebedingungen sowie Foto- und Videoaufnahmen bei der Gala brauchen dokumentierte Zustimmung. Wer wann wozu eingewilligt hat, muss nachweisbar sein.
4. Speicherort prüfen. EU-Hosting oder ein eigener Server sind der sichere Weg. US-Cloud-Dienste sind nur mit Zusatzgarantien zulässig — prüfen Sie jeden Baustein Ihres Tool-Mix.
5. Jury-Zugriffe beschränken. Juror:innen sollten nur die ihnen zugeteilten Einreichungen sehen. Excel-Kopien per E-Mail an die ganze Jury sind das Gegenteil von Datenminimierung.

Warum das gerade bei Awards zählt

Eine Preisverleihung verarbeitet ungewöhnlich sensible Kombinationen: Unternehmensdaten, personenbezogene Kontaktdaten, Bewertungen durch Dritte und häufig Bild- und Videomaterial der Gala. Kommt der Prozess aus E-Mail-Anhängen und Cloud-Ordnern, lässt sich im Ernstfall weder belegen, wer Zugriff hatte, noch, wann etwas gelöscht wurde.

Was im PDF zusätzlich steht

• Alle zehn Punkte mit Erläuterung
• Welche Unterlagen Sie vor dem Start bereithalten sollten
• Typische Lücken im Tool-Mix aus Formular, Cloud und Tabelle
• Was ein AVV nach Art. 28 mindestens enthalten muss

Orientierungshilfe für Award-Veranstalter — keine Rechtsberatung.

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