Die Annahme der Rechnung: 100 Einreichungen, 10 Juror:innen, interner Stundensatz € 50. Konservativ geschätzt und bewusst nachrechenbar — wer andere Zahlen hat, setzt sie ein: Die Reihenfolge der vier Wege ändert sich dadurch erfahrungsgemäß nicht.
Vier Wege, einen Award abzuwickeln
📧 E-Mail & Excel
- Einreichungen kommen als E-Mail-Anhang, Übertragung in Listen von Hand
- Fehlende Unterlagen einzeln nachfassen
- Bewertungsmappen je Juror:in zusammenstellen und versenden
- Ergebnisse aus allen Rückläufen händisch zusammenführen
- Rechnungen einzeln schreiben, Zahlungen einzeln abhaken
- Hohe Fehleranfälligkeit · DSGVO kaum sauber abbildbar
≈ 200 hPersonalaufwand / Saison
≈ € 10.000interne Kosten
📋 Online-Formular + Excel
- Generisches Formular-Tool sammelt die Einreichungen ein
- Uploads verstreut in Cloud-Ordnern, Daten in Tabellen
- Jury-Prozess bleibt vollständig händisch — Mappen, Versand, Zusammenführung
- Keine Preisphasen, keine Zahlung, keine Rechnungen
- Mittlere Fehleranfälligkeit · DSGVO abhängig vom Tool-Mix
≈ 120 hPersonalaufwand / Saison
≈ € 6.000interne Kosten
🛠 Eigenentwicklung
- Briefing, Agenturauswahl, Entwicklung, Test- und Änderungsschleifen
- Wartung, Hosting und Weiterentwicklung dauerhaft auf eigene Rechnung
- Jury-Runden, Preisphasen und Rechnungen sind teure Sonderentwicklungen
- Hohes Projektrisiko · Sicherheit und DSGVO liegen komplett bei Ihnen
€ 25.000+Entwicklung einmalig
≈ € 10.300pro Award (Umlage 3 Saisonen)
🏆 Award-Software: Laureo
- Einreicher:innen laden selbst hoch — vollständig, weil das Formular es erzwingt
- Jury bewertet in der Plattform, mehrstufige Runden, Ranking automatisch
- Preisphasen, Stripe-Zahlung und USt-konforme PDF-Rechnungen inklusive — ab dem kleinsten Paket
- DSGVO-konform, EU-Hosting oder Self-Hosting, AV-Vertrag inklusive
≈ 10 hPersonalaufwand / Saison
≈ € 2.290+Gesamtkosten / Saison
Die Gegenüberstellung in Zahlen
Gesamtkosten je Saison, Personalaufwand zum internen Stundensatz von € 50 bewertet und zur Plattformgebühr addiert:
| Weg | Personalaufwand | Interne Kosten | Plattform / Saison | Gesamt / Saison |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail & Excel | ≈ 200 h | ≈ € 10.000 | € 0 | ≈ € 10.000 |
| Online-Formular + Excel | ≈ 120 h | ≈ € 6.000 | gering | ≈ € 6.000 |
| Eigenentwicklung | variabel | + Wartung | € 25.000+ einmalig | ≈ € 10.300 (Umlage 3 Saisonen) |
| Laureo | ≈ 10 h | ≈ € 500 | € 1.790–3.490 | ≈ € 2.290+ |
Der eigentliche Hebel sind nicht die Lizenzkosten, sondern die rund 190 eingesparten Stunden. Sie fallen nicht als Rechnung an, sondern als Abende, Wochenenden und liegengebliebene Arbeit — und genau deshalb tauchen sie in keinem Angebotsvergleich auf.
Was im PDF zusätzlich steht
- Die vollständige Modellrechnung mit allen Zwischenschritten
- Aufschlüsselung der 200 Stunden nach Prozessschritt
- Ab welcher Einreichungszahl sich der Umstieg rechnet
- Eine Vorlage zum Einsetzen Ihrer eigenen Zahlen
📄
Factsheet Kostenvergleich
PDF · 4 Seiten · Stand Juli 2026 — direkt weiterleitbar an Vorstand oder Präsidium.
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