Award Software Kosten: Die Lizenz ist die halbe Rechnung

Die Rechnung hat zwei Hälften

Ein Angebot für Award-Software besteht am Ende aus einer einzigen Zahl: der Lizenz für eine Saison. Diese Zahl wandert in die Budgetzeile, wird mit zwei oder drei Mitbewerbern verglichen, und die Entscheidung fällt. Das Vorgehen ist nicht falsch. Es rechnet nur die Hälfte.

Die andere Hälfte sind Stunden. Einreichungen sichten, fehlende Unterlagen nachfordern, Bewertungsmappen zusammenstellen, Jury-Ergebnisse zusammenführen, Rechnungen schreiben, Zahlungen abhaken, Ergebnislisten prüfen. Diese Arbeit fällt bei jedem Award an, mit Software oder ohne. Sie erscheint auf keiner Rechnung, weil sie von Menschen erledigt wird, die ohnehin auf der Gehaltsliste stehen. Genau deshalb fehlt sie im Vergleich.

Award Software Kosten im Markt: vier Preismuster

Wer Angebote einholt, trifft auf vier wiederkehrende Modelle. Sie sind untereinander schwer vergleichbar, weil jedes etwas anderes zum Preistreiber macht — einmal den Betreuungsumfang, einmal den Funktionsumfang, einmal Ihren eigenen Erfolg.

Besonders unterschätzt wird die Per-Entry-Abrechnung. Bei 100 Einreichungen sind € 2–3 pro Einreichung nur € 200 bis € 300 — das günstigste Modell auf dem Papier. Bei 800 Einreichungen sind es € 1.600 bis € 2.400, und die Rechnung wächst genau dann, wenn der Award funktioniert. Wer plant, seinen Award über Jahre auszubauen, kalkuliert dieses Modell besser mit der Zielgröße als mit dem Ist-Stand.

„Preis auf Anfrage“ wiederum ist kein Preismodell, sondern eine Verhandlungsstrategie. Legitim — kostet Sie aber vor der ersten Zahl zwei Telefonate, eine Demo und eine interne Aufbereitung. Rechnen Sie diese Stunden mit, wenn Sie mehrere Anbieter parallel prüfen.

Was die Arbeitszeit kostet

Der zweite Teil der Rechnung lässt sich nicht aus einer Preisliste ablesen, aber gut schätzen. Für das Modellszenario mit 100 Einreichungen und 10 Juror:innen ergeben sich vier typische Aufwandsprofile:

• E-Mail und Excel: rund 200 Stunden pro Saison, umgerechnet etwa € 10.000 an interner Arbeitszeit.
• Online-Formular plus Excel: rund 120 Stunden, etwa € 6.000. Die Einreichphase wird leichter, der Jury-Teil bleibt Handarbeit.
• Eigenentwicklung: € 25.000+ einmalig für den Bau, dazu laufender Betrieb — auf drei Saisonen umgelegt etwa € 10.300 pro Award.
• Spezialisierte Award-Software: rund 10 Stunden plus Lizenz.

Interessant ist weniger die absolute Höhe als die Frage, wo die Stunden anfallen. In der Praxis verteilen sie sich auf vier Blöcke:

• Einreichphase: unvollständige Unterlagen nachfordern, Dateiversionen sortieren, Fristen und Preisphasen kommunizieren.
• Jury: Einreichungen zuteilen, Befangenheiten prüfen, Bewertungsmappen bauen und versenden, erinnern, Rücklauf zusammenführen.
• Verrechnung: Rechnungen einzeln schreiben, Zahlungseingänge abgleichen, nachfassen.
• Ergebnisse: Ranking prüfen, Shortlist und Gewinner:innen gestaffelt freigeben, Urkunden und Kommunikation vorbereiten.

Der Sprung von 200 auf 120 Stunden entsteht fast vollständig im ersten Block: Ein Online-Formular verlagert die Dateneingabe zu den Einreicher:innen. Der Sprung von 120 auf rund 10 Stunden entsteht in den Blöcken zwei und drei — dort, wo generische Formular-Tools nichts mehr beitragen und Tabellen die Arbeit übernehmen müssen. Wer den zeitlichen Ablauf im Detail plant, findet die Verteilung im Award-Zeitplan wieder.

Die TCO-Tabelle: alle vier Wege nebeneinander

Gesamtkosten pro Saison, mit der Arbeitszeit zum internen Satz von € 50 bewertet und zur Lizenz addiert:

Die Tabelle zeigt eine Umkehrung, die den meisten Budgetgesprächen widerspricht: Der Weg ohne Lizenzkosten ist der teuerste. Er ist es deshalb, weil sein Preis nicht in Euro, sondern in Abenden vor der Gala bezahlt wird.

Wann sich die Rechnung dreht

Drei Einwände sind berechtigt, und sie gelten unabhängig vom Anbieter.

Kleine Awards. Eine Lizenz von € 1.790 entspricht beim Modell-Stundensatz knapp 36 Arbeitsstunden. Wenn Ihr Award mit 20 Einreichungen, einer Kategorie und einer einzigen Jury-Runde auskommt und die gesamte Abwicklung unter diesen 36 Stunden bleibt, rechnet sich keine Software. Dann sind ein Formular-Tool und eine gepflegte Tabelle die ehrlichere Antwort.

Der Stundensatz ist eine Annahme, kein Zahlungsausgang. Wenn niemand Überstunden ausbezahlt bekommt, sinken durch eine Software nicht die Personalkosten — es entsteht freie Kapazität. Wer € 10.000 „spart“, hat danach nicht € 10.000 mehr auf dem Konto. Formulieren Sie den Nutzen intern deshalb als gewonnene Zeit für Sponsoring, Programm und Kommunikation.

Eigenentwicklung ist nicht grundsätzlich unvernünftig. Sie rechnet sich, wenn Sie Entwicklungskapazität im Haus haben, den Award über viele Jahre betreiben und Anforderungen abbilden müssen, die kein Standardprodukt kennt. Sie rechnet sich nicht, wenn ein einmaliges Projektbudget bereitsteht, aber kein Wartungsbudget: Der Betrieb, nicht der Bau, ist der teure Teil. Die Kriterien für die Gegenüberstellung stehen im Anbietervergleich.

Was im Angebot stehen sollte

Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Diese acht Punkte entscheiden darüber, ob der genannte Preis der tatsächliche Preis ist.

• Provision auf Einreichgebühren — Prozentsatz oder null, zusätzlich zu den Gebühren des Zahlungsdienstleisters.
• Zweite und dritte Jury-Runde: im Paket enthalten oder Aufpreis.
• Zweisprachigkeit DE/EN, falls international eingereicht wird.
• Eigene Domain und White-Label statt Anbieter-Branding in der Kommunikation.
• Rechnungen mit eigenem Nummernkreis — sonst entsteht Nacharbeit in der Buchhaltung.
• Hosting-Standort und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Datenexport am Ende der Saison in offenen Formaten.
• Laufzeit und Kündigungsfrist: Saison oder Kalenderjahr, automatische Verlängerung.

Wie Laureo in dieser Rechnung steht

Laureo ist eine White-Label-Plattform für Awards und entstand aus der Abwicklung des HR Award beim HR Inside Summit. Die Preise stehen offen: Starter € 1.790, Professional € 3.490, Sovereign ab € 7.900 — jeweils netto pro Saison. Starter enthält Formular-Builder, Kategorien und Kriterien, Preisphasen, Stripe-Zahlung mit 0 % Provision, automatische PDF-Rechnungen mit eigenem Nummernkreis, eine Jury-Runde, Exporte und EU-Hosting. Professional ergänzt mehrere Jury-Runden, Jury-Zuteilung mit Befangenheitsprüfung, Zweisprachigkeit, White-Label mit eigener Domain und Broadcast-E-Mails.

Was das für die Modellrechnung heißt: rund 10 Stunden Betreuung plus Lizenz, in Summe ab etwa € 2.290 pro Saison. Was es nicht heißt: dass jedes Paket für jeden Award passt. Wer zwei Jury-Runden braucht, kann nicht mit € 1.790 kalkulieren — dann ist Professional die richtige Zeile. Und Sovereign ab € 7.900 rechnet sich nur, wenn Self-Hosting auf eigener Infrastruktur eine echte Vorgabe ist, etwa aus einer IT-Richtlinie; als reines Komfortargument ist der Aufpreis nicht zu rechtfertigen. Welche Funktionen in welchem Paket stecken, steht im Detail auf der Funktionsübersicht.

Modellrechnung mit konservativen Schätzwerten, Stand Juli 2026. Der tatsächliche Aufwand hängt von Kategorienzahl, Jury-Größe und Reifegrad des Awards ab. Marktpreise sind gerundete Größenordnungen aus öffentlich zugänglichen Anbieterinformationen. Alle Beträge netto. Laureo ist ein Produkt der State of Innovation GmbH, Mahlerstraße 7/25, 1010 Wien, FN 680807 m.

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