Award Software Vergleich: vier Preismodelle und acht Kriterien für die Auswahl

Vier Preismodelle, die den Markt bestimmen

Wer für die kommende Saison Angebote einholt, bekommt Zahlen, die sich kaum nebeneinanderlegen lassen: einmal eine Pauschale pro Award, einmal ein Jahresabo, einmal ein Betrag pro Einreichung — und häufig überhaupt keine Zahl. Dahinter stehen vier verbreitete Modelle mit eigener Logik. Wer sie auseinanderhält, kann jedes Angebot auf dieselbe Größe umrechnen: Gesamtkosten einer Saison bei der Einreichungszahl, die Sie realistisch erwarten.

Die Spannen beschreiben öffentlich erkennbare Marktmuster, keine Angebote einzelner Anbieter. Was Sie zahlen, hängt von Kategorienzahl, Jury-Größe, Sprachen und Supportumfang ab.

Die größte Position steht in keinem Angebot

Die Lizenz ist im Award-Budget selten der größte Posten. Das sind die Stunden, die Ihr Team in Nachfassen, Mappenbauen und Listenpflege steckt — und die stehen in keinem Angebot. Eine Modellrechnung mit 100 Einreichungen, 10 Juror:innen und einem internen Stundensatz von € 50 zeigt die Größenordnung.

Das sind Schätzungen für ein mittelgroßes Programm, keine Messwerte. Sie verschieben aber den Maßstab: Ein Angebot, das € 1.000 günstiger ist und zwanzig zusätzliche Stunden Handarbeit erzeugt, ist am Ende teurer. Wie sich die Positionen zusammensetzen, rechnet der Beitrag Was ein Award wirklich kostet auf.

Acht Kriterien für den Award Software Vergleich

Ein Raster verhindert, dass die Entscheidung an einer gut vorgeführten Einzelfunktion hängen bleibt. Die folgenden acht Punkte decken die Fragen ab, die erfahrungsgemäß erst nach Vertragsabschluss teuer werden. Gewichten Sie sie nach Ihrem Programm: Für einen kostenlosen Verbandspreis ist Punkt 2 belanglos, für einen Fachmedien-Award mit Einreichgebühr entscheidet er über die Marge.

1. Preislogik und Skalierung. Rechnen Sie jedes Angebot zweimal: mit Ihrer erwarteten Einreichungszahl und mit dem doppelten Wert. Modelle, die bei Erfolg teurer werden, bestrafen genau das, was Sie erreichen wollen.
2. Zahlung und Rechnungen. Behält der Anbieter einen Anteil der Teilnahmegebühr ein? Entstehen Rechnungen automatisch, mit eigenem Nummernkreis und allen Angaben, die Ihre Buchhaltung braucht — oder schreibt sie am Ende doch jemand von Hand?
3. Jury-Modell. Eine Bewertungsmaske hat jede Plattform. Fragen Sie nach mehreren Runden, gezielter Zuteilung einzelner Einreichungen, dem Umgang mit Befangenheit und danach, ob strenge und milde Bewertungen rechnerisch ausgeglichen werden.
4. Datenschutz und Speicherort. Sie sind Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht. Klären Sie den Serverstandort und ob Juror:innen wirklich nur die ihnen zugeteilten Einreichungen sehen. Details dazu im Beitrag zur DSGVO bei der Award-Einreichung.
5. Marke und Domain. Läuft die Einreichung unter Ihrer Domain und Ihrem Erscheinungsbild oder unter dem Namen des Anbieters? Für Verbände, Kammern und Fachmedien ist das keine Kosmetik, sondern eine Frage der Absenderglaubwürdigkeit.
6. Sprachen. Zweisprachig DE/EN deckt die meisten DACH-Programme ab. Wer in mehreren Märkten ausschreibt, prüft, wie viele Oberflächensprachen ohne Aufpreis enthalten sind und wer die Übersetzung pflegt.
7. Export und Ausstieg. Kommen Sie jederzeit an Ihre Daten heran, als Excel, CSV und ZIP mit allen Uploads? Was passiert nach Vertragsende? Wer darauf keine schriftliche Antwort gibt, kalkuliert mit Ihrem Wechselaufwand.
8. Was nach der Bewertung kommt. Der Award endet nicht mit dem Ranking: gestaffelte Veröffentlichung von Shortlist und Gewinner:innen, Feedback für Einreichende, Urkunden, Badges, Sponsorenlogos. Fehlt das, kehrt die Handarbeit durch die Hintertür zurück.

Welches Modell sich für welche Größe rechnet

• Bis etwa 300 Einreichungen ist Per-Entry oft die günstigste Softwareoption: 300 Einreichungen kosten € 600–900. Prüfen Sie nur, ob zusätzlich eine Provision auf die Teilnahmegebühr anfällt — dann dreht sich das Bild schnell.
• Ab 600 bis 1.000 Einreichungen liegt Per-Entry bei € 1.800–3.000 und damit im Bereich einer Pauschale, die unabhängig vom Erfolg bleibt. Wer wachsen will, plant mit einem Fixpreis ruhiger.
• Wenn interne Kapazität fehlt, ist Full-Service trotz des höheren Einstiegspreises realistisch. 200 interne Stunden zu € 50 sind teurer als jede Agenturpauschale — vorausgesetzt, die Agentur übernimmt tatsächlich Nachfassen, Redaktion und Jury-Koordination, nicht nur den Betrieb der Software.
• Bei „Preis auf Anfrage“ verlangen Sie ein schriftliches Angebot mit Fixpreis pro Saison, einer Liste der nicht enthaltenen Leistungen und den Preisen für Nachbestellungen. Ohne diese drei Angaben ist kein Vergleich möglich.

Wo Laureo in diesem Raster steht

Der Fairness halber die eigene Einordnung nach denselben Kriterien. Laureo ist ein Pauschalmodell pro Award-Saison (12 Monate), White-Label, mit EU-Hosting: Starter € 1.790, Professional € 3.490, Sovereign ab € 7.900, jeweils netto. Starter enthält Formular-Builder, Kategorien und Kriterien, Preisphasen für Early, Regular und Late, Stripe-Zahlung mit 0 % Provision, automatische PDF-Rechnungen mit eigenem Nummernkreis, eine Jury-Runde und Exporte als Excel, CSV und ZIP. Professional ergänzt mehrere Jury-Runden, Jury-Zuteilung samt Befangenheit, DE/EN, eigene Domain und Broadcast-E-Mails. Sovereign ergänzt Self-Hosting auf eigener Infrastruktur, SLA und Onboarding-Workshop. In der Modellrechnung oben landet dieser Weg bei rund 10 internen Stunden plus Plattformpreis, zusammen also bei etwa € 2.290 aufwärts. Welche Funktion in welchem Paket steckt, steht unter Funktionen. Entstanden ist die Software aus der Abwicklung des HR Award beim HR Inside Summit.

Wann ein anderer Anbieter besser passt

• Sie brauchen Menschen, nicht Software. Wenn Jury-Recruiting, die Redaktion der Einreichtexte und die Gala-Organisation mitgekauft werden sollen, ist eine Full-Service-Agentur die richtige Adresse. Laureo liefert die Plattform, nicht das Team.
• Ihr Award ist sehr klein. Bei 20 bis 30 kostenlosen Einreichungen und einer Jury, die an einem Nachmittag entscheidet, trägt sich eine Saisonpauschale nicht. Per-Entry oder ein sauber gebautes Formular reichen aus.
• Sie brauchen mehr als zwei Sprachen. Laureo ist auf DE/EN ausgelegt. Ein Programm mit fünf Oberflächensprachen ist bei einer internationalen Plattform besser aufgehoben.
• Sie schreiben Support rund um die Uhr aus. Hinter Laureo steht ein kleines Unternehmen in Wien. Wer weltweite Zeitzonenabdeckung im Lastenheft stehen hat, findet sie bei größeren Anbietern.

Alle genannten Laureo-Preise netto pro Award-Saison (12 Monate). Anbieter: State of Innovation GmbH, Mahlerstraße 7/25, 1010 Wien, FN 680807 m.

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